أربع نصائح لإدارة المنظمات غير الربحية

• واين إلسي*
• ترجمة: جنى مشعل
• تحرير: فاطمة محمد
• مراجعة: مصطفى هندي

تهانينا؛ أنت الآن المدير التنفيذي الجديد لمنظمة غير ربحية، وأحد التحديات التي عليك مواجتها هو  “حسن الإدارة” والتعامل الحكيم مع مجلس الإدارة.

بصفتك مديرًا تنفيذيًا فمن المهم جدًا أن تنتهج الأسلوب الصحيح من البداية، وأن يكون لديك من الاتزان والتماسك ما يسهل عليك القيام بعملك، وأن تتعاون مع مجلس الإدارة بما يعود بالنفع على منظمتك غير الربحية.

  أولًا: من المهم أن تفهم دور مجالس الإدارة في المنظمات غير الربحية.

أهم أدوار المجلس تتمثل في الآتي:

• التأكد من أن المنظمة انتهت من وضع خططها الاستراتيجية والتنظيمية، وأنها تعمل على تطوير السياسات حسب الضرورة.
• متابعة ومراقبة أداء المدير التنفيذي.
• التأكد من أن المنظمة لديها ما يكفي من الموارد لتحقيق أهدافها.
• تتبع ومراقبة برامج وخدمات المنظمة.
• التأكد من الالتزام بالأنظمة والقوانين، والتأكد من تطبيق أفضل الممارسات.

لكن غالبًا ما يواجه المدراء التنفيذيون حديثي العهد بالإدارة تحدياتٍ في التعامل مع مجالس الإدارة، وهذا النقص في خبرة التعامل مع مجلس الإدارة كمدير= غالبًا ما يؤدي إلى خلل في أداء المهام ويقلص من كفاءة المجلس؛ مما يؤدي إلى المزيد من التحديات والتوترات داخل المنظمة.

   لتفادي المشكلات منذ البداية، ولضمان النجاح، كن قريبًا قدر الإمكان من كرسي الإدارة، والأعضاء ذوي النفوذ، وذلك باتباع الخطوات التالية:

1. تدوين الأدوار والمسؤوليات: صمِّم وثيقة موجزة تحدد بوضوح أدوار ومسؤوليات المجلس والمدراء التنفيذيين. ستضع هذه الوثيقة معالم وحدود واضحة يفهم منها كل شخص المهمام المسندة إليه.
2. توثيق التخطيط الاستراتيجي والتنظيمي والمهني: لكي يراقب المجلس سير المنظمة فهو بحاجة إلى توثيق يُوضح إلى أين تتجه المنظمة، ومؤشرات الأداء التي سيستخدمها لتحقيق النجاح. يمكن تطوير التخطيط المهني والتنظيمي عن طريق طاقم العاملين بإقرار من المجلس. أما التخطيط الاستراتيجي فهو مختلف، ويستلزم قيام الإدارة بعدد من التطويرات -بالتعاون مع العاملين- قبل بداية تنفيذ المهام.
3. جهز متعلقات الاجتماع قبله بمدة: أحيانًا ما تبالغ المجالس الإدارية وتهول من الدور الذي تقوم به وتتوهم وجود ثغرات وسقطات فيما أُنجز. كمدير تنفيذي؛ احرص على أن تكون اجتماعات المجلس مثمرة، وكن على صلة وثيقة بالمؤثرين في الإدارة، واحرص على أن تكون كل الأغراض ذات الصلة متوفرة مثل: الأجندة والكتب والمعلومات، وذلك قبل الاجتماع بمدة من 7 إلى 10 أيام على الأقل.
4. عيِّن مستشارًا لتنسيق الاجتماعات: حين تواجه الإدارة مشكلات حرجة ومعقدة، فإن وجود استشاري خارجي سيساعد على بناء نقاشات مثمرة. عادة ما يكون للمدراء التنفيذيين الكلمة الأولى والأخيرة بين أعضاء مجلس إدارتهم، ولكن تعيين شخص ثالث محايد في الوقت المناسب ليركز على النقاط المحورية مثل: التخطيط الاستراتيجي، وتراجعات المجلس= فإن ذلك يرفع كفاءة المنظمة في إدارة الأعمال المهمة.

   إجمالًا، ستساعد هذا الاستراتيجيات في إبقاء تركيز مجلس إدارة المنظمة غير الربحية على مسؤولياته، وستوفر لك -كمدير تنفيذي- المرونة التي تحتاجها لإدارة مهامك اليومية.

• واين إلسي: المؤسس والمدير التنفيذي لـ ( Elsey Enterprises EE)، وهي واحدة من العديد من علاماته التجارية المستقلة، هو أيضا المؤسس والمدير التنفيذي لـ Funds2Orgs وهي مؤسسة اجتماعية، تساعد المنظمات غير الربحية والأفراد في جمع الموارد وتوفير الدعم للمشروعات الصغيرة في الدول النامية.