كيف تدير وقتك عندما يكون كل شيء عاجلًا

• بروس تولجان
• ترجمة: رهف السياري
• تحرير: محمد صلاح

كيف تدير وقتك عندما يكون كل شيء عاجلًا

إدارة الوقت هي في الحقيقة مسألة تركيز وإدارة المهام

النقاط الأساسية

• ما إدارة الوقت؟
• قد يؤدي التفكير في ضغط الوقت إلى صعوبة التركيز على حلول ملموسة لمشكلات الجدولة.
• التركيز على إكمال مهمة واحدة في كل مرة يكون دائمًا أفضل من محاولة القيام بمهام متعددة.
• تحدي تصورك لما تعتقد أنه يجب أو ينبغي عليك أن تقوم به يمكن أن يساعدك في تحديد الأولويات بشكل أفضل وإنجاز المهام.

هل تعيش دائما وفقًا للتقويم وتفعل أمرين في آنٍ واحد، وتراقب الوقت وتصبح منزعجًا للغاية عندما يعطل شيءٌ ما جدولك الدقيق؟ هذه علامات على أنك تشعر بقدر هائل من ضغط الوقت في متوسط يوم عملك. بالطبع لست وحدك؛ نظرًا لأن النقص المزمن في الموظفين يستمر بإرهاق الفرق ويعيق الإنتاجية، ويعاني العديد من الأشخاص من زيادة ضغط الوقت يوميًا.

تخيل هذا السيناريو: في يوم عادي وأنت تعمل عن بُعد، لديك ثلاثة اجتماعات روتينية في الصباح، وعرض تقديمي للعميل لتقدمه في فترة ما بعد الظهر، يُعد اليوم يومًا عاديًا حتى يتعطل حاسوبك، مما يجعل من المستحيل تسجيل دخولك لحضور اجتماعك الصباحي الأول، والتعامل مع موظف تكنولوجيا المعلومات لحل المشكلة لن يجعل الأمر أقل توترًا.

عندما تسجل دخولك أخيرًا، ترى إشعارًا يفيد بتأجيل الاجتماع لمدة ٢٠ دقيقة، تعتقد أن “هذا سيعطل يومي بالكامل” فتسرع في إعادة جدولة اجتماعك الثاني؛ ليتسنى لك وقتٌ كافٍ لاجتماعك الأول.

بينما تنظر إلى صندوقك الوارد تلاحظ رسالة بريد إلكتروني أغفلتها من الأمس، تنص على إعداد تقرير بحلول الساعة ١:٠٠ مساءً بدلًا من الساعة ٥:٠٠، وفي محاولة منك لتغيير جدولك الثاني الجديد تدرك أنك قد وصلت مبكرًا ببضع دقائق لتسجل دخولك إلى الاجتماع الأول، أثناء الانتظار لا يسعك إلا أن تستحوذ على ما يمكن أن تركز عليه بدلًا من ذلك.

بحلول الوقت الذي يسجل فيه زملاؤك الدخول إلى الاجتماع تكون محبطًا وينفد صبرك، تتذمر قائلًا: “دعونا نبدأ هذا الاجتماع بسرعة”، حتى عبر كاميرا الويب زملاؤك يبدون مستاءين، غني عن القول بحلول الساعة ٩:١٥ صباحًا سيبدو يومك كأنه قد أُفسد.

كان هناك العديد من الفرص لتغيير مجرى يومك في هذا السيناريو، لكن معظمنا تحت ضغط الوقت وكل ما كان بإمكانك التفكير به هو إنجاز كل شيء، وهذا عادةً ما يعيق إنجاز أي شيء؛ لأن بمجرد حدوث ذلك ستشعر بالضغط حتى وإن كنت تفي بكل مسؤولياتك.

يمكن أن تساعدك تقنية التوقف – التنفس – إعادة الكتابة – اتخاذ إجراء، في المرة القادمة التي تشعر فيها أنك تحت الكثير من الضغط.

توقف

عندما تلاحظ أحد أعراض التوتر والتهيج أو صعوبة التركيز وضيق الرقبة والكتفين، توقف!

اتخذ القرار المنطقي لفعل شيء واحد في كل مرة، ركز فقط على المهمة التي أمامك؛ لأن تعدد المهام سيشتت انتباهك، وبدلًا من قيام العديد من الأشياء بنفس مقدار الوقت وجودة أقل، اختر مهمة واحدة فقط وركز عليها بالكامل ولو لفترة زمنية محددة.

تنفس

الانخراط في الوعي التام، والتنفس العميق أثناء العمل قد يساعدك على الاسترخاء كفايةً لكسب صفاء الذهن لموقف ما، يُعدُّ التوقف عن العمل على وجه الخصوص فرصة جيدة للانخراط في تقنيات الحد من التوتر.

على سبيل المثال، أثناء انتظارك لموظف تكنولوجيا المعلومات لحل المشكلة، استخدم الوقت لأخذ خمس أنفاس عميقة، ولاحظ شيئًا واحدًا يمكنك رؤيته والشعور به وسماعه وشمّه من حولك، ستشعر بمزيد من التحكم، وأفضل تجهيز للتعامل مع المهام المقبلة بمجرد أن تتمكن من العودة إلى المهمة.

إعادة الصياغة

ضغط الوقت يضعنا في “وضع الحمل الزائد”، وهو ناتج عن مشاعر سلبية عامة، مثل مستوى منخفض من التوتر أو القلق، ويتميز بانخفاض الثقة والسيطرة والعديد من الأفكار السلبية، يُعدُّ كسر عاداتنا الفكرية وإعادة كتابة حوارنا الداخلي خطوة مهمة في التغلب على ضغوط الوقت.

أولًا، لاحظ أفكارك التلقائية، احترس من أي حديث ذاتي يتضمن كلمات مثل: يجب أو من اللازم وينبغي عليك، بعد ذلك حدد أي تشوهات في الفكر، كالتفكير بالأبيض والأسود أو القفز إلى الاستنتاجات، وتحدّ صحة هذه الأفكار، أخيرًا، انخرط في التفكير الإيجابي الذاتي وبدلها بعبارات أخرى من خلال إعادة الكتابة، يمكننا إيقاف قطار الأفكار السلبية وتحديد العبارات المحايدة، أو حتى الإيجابية لمساعدتنا على إعادة صياغة استجابتنا للوضع الحالي.

اتخذ إجراء

عندما تتخذ إجراء تحت ضغط الوقت، من المهم ألا تسعى للكمال.

ذكر نفسك بأن إعادة قولبة الماضي إضاعة للوقت، ونتيجة لذلك تقلق بشأن المستقبل، ركز بانتباه على الحاضر وخطط في الوقت الحاضر، لا تدع أفكارك تنطلق من أنشطة التخطيط كوسيلة للتخفيف من شعور “كان ينبغي أن أفعل المزيد”، يمكن أن يساعدك وضع أفكارك على الورق أو في تطبيق تدوين الملاحظات على وضعها جانبًا عقليًا من خلال القدرة على وضعها جانبًا جسديًا.

بعد ذلك، لاحظ ما إذا كانت إعادة كتابة أفكارك تساعدك على فصل المشاعر عن المشكلة المطروحة، على سبيل المثال يمكن أن يؤدي الانغماس في الاستجابة العاطفية لتوفر وقت غير كافٍ لتناول الغداء إلى خنق قدرتك على تحديد حل ملموس.

الآن ابحث عن الحلول الممكنة، أحد الحلول العامة لضغط الوقت هو التخلص من أكبر عدد ممكن من الطلبات في وقتك، تحديد الأولويات وأخذ فترات راحة مجدولة.

• ركز على الصورة الكبيرة واكتب كل ما يجب استكماله اليوم.
• راجع قائمتك وكن أكثر تمييزًا: حدد ما يجب عليك فعله حقًا، وما ينبغي عليك فعله، وما تريد القيام به.
• راجع الخيارات التي يجب وينبغي عليك فعلها، أعد التقييم لترى ما إذا كان بإمكانك إزالة بعض الأشياء، مَن يخبرك بأنه يجب أو ينبغي عليك القيام بذلك، على سبيل المثال ضع في عين الاعتبار المهام أو جزءًا منها التي بإمكانك تفويضها لشخص آخر، وتذكر أنك لست الشخص الوحيد في العمل.

بالإضافة إلى قائمة المهام الخاصة بك، قم بجدولة عدة فترات راحة قصيرة على مدار اليوم والتزم بالجدول الزمني، أكملها كما تفعل مع أي مهمة أخرى مدرجة.

بينما تشق طريقك من خلال القائمة تأكد من قيامك بشيء واحد في كل مرة والتركيز عليه كاملًا، لا تقع في خرافة أنَّ تعدد المهام هو نهج أكثر كفاءةً، تذكر أنه على المدى الطويل يمكن أن يزيد من الوقت الذي تقضيه ويقلل من جودة العمل، كل ذلك بينما يتركك تشعر بالإرهاق والشلل.