كيفية الاستفادة من “تجزئة الوقت” لتنظيم يومك

• شيري جوردون
• ترجمة: نهى سعود
• تحرير: نورهان محمود

سواءً كنت تعمل في وظيفة روتينية، أو تعمل عن بُعد، أو تفضّل البقاء في المنزل ورعاية أطفالك، كُلٌّ مّنّا يحتاج إلى طريقة فعّالة تعينه على إدارة يومه. إن هوس الكمال، والتسويف، بالإضافة إلى أسطورة تعدد المهام كلها مخاطر تُحيق حتى بأكثر الأشخاص إنتاجية لتبقيهم عالقين في مكانٍ واحد؛ لذا، كيف يمكنك السيطرة على جدولك الزمني وإنجاز مهامك حقًا؟

وفقًا لأشخاص مثل إليون ماسك وبيل جيتس كل ذلك يعود إلى القيام بالسيطرة على وقتك وجدولك الزمني. بالنسبة لهم فإنهم يستخدمون الجدولة الدقيقة، والتي تتطلب زيادات بقدر خمس دقائق أثناء جدولة يومهم. على الرغم من أن هذا النوع من التفاصيل لا يحتاجه الشخص العادي، إلا أنه لا يزال بإمكاننا الاستفادة منها كدرس في التنظيم، فالسيطرة على وقتك من خلال الجدولة وتقسيمه إلى أجزاء وقطع تجعلك أكثر إنتاجية، والطريقة الأمثل والأسهل للقيام بذلك هي عبر “تقطيع الوقت”.

• سبب فاعلية سياسة تقطيع الوقت:

يُشار إليه أحيانًا بـ “وقت المهمة الواحدة”، أو “تجزئة الوقت”، وهي طريقة من طرق إدارة الوقت، حيث تُخصص فترة زمنية بهدف إكمال مهمة معينة.

على سبيل المثال، بدًلا من فحص هاتفك في كل مرة تتلقى فيها بريدًا إلكترونيًا أوإشعارًا بإحدى برامج التواصل الاجتماعي فإنك تخصص أوقاتًا معينة على مدار اليوم للرد على هذه الإشعارات والتواصل مع الآخرين، بهذا أنت تقسم يومك إلى مجموعات زمنية مختصة بمهام معينة، هذا النوع من إدارة الوقت لا يجعل قائمة المهام الخاصة بك أكثر قابلية للإدارة فقط، بل ويمنحك أيضًا المزيد من التحكم في يومك ويساعدك في تحديد أولويات مهامك، ويعمل تقطيع الوقت أيضًا على تحسين التركيز ومنع التسويف، وفي نهاية اليوم ستشعر بأنك أنجزتَ شيئًا بالفعل.

• الحجة ضد تعدد المهام:

يعتقد معظم الأشخاص أنه بإمكانهم القيام بأشياء متعددة في وقتٍ واحد وعلى نحوٍ جيد؛ على النقيض من ذلك، أظهرت الدراسات أن حوالي ٢.٥٪ فقط من الناس يمكنهم القيام بمهام عدة في وقتٍ واحد بفاعلية جيدة، والبقية يقومون بذلك في خيالهم فقط.

في الواقع قيامك بعدة مهام في وقت واحد ككتابة الرسائل النصية والقيادة أو كتابة رسالة بريد إلكتروني مهمة أثناء إعادة مكالمة هاتفية للعميل تضعف من قدرتك على إتمام كلتا المهمتين بشكلٍ جيد، في الوقت ذاته وجدت الدراسات أن الأشخاص الذين يحاولون القيام بعدة مهام في وقتٍ واحد يسهل تشتيتهم كما يتسمون بقلة الإنتاجية وارتكاب الأخطاء بالإضافة إلى إحراز نتائج أقل في اختبارات الاستدعاء.

وبالمثل، فإن التنقل السريع بين مشروعين يمكن أن يؤثر سلبًا على نتائجهما. نحن نكمل المهام على نحوٍ أكثر فاعلية حين نوليها اهتمامنا الكامل، علاوةً على ذلك، يحذر علماء الأعصاب من أن محاولة القيام بأشياء متعددة في الوقت عينه، أو تقسيم انتباهنا، يؤثر على قدرتنا على أداء أبسط المهام، بمعنىً آخر؛ كلما زاد تعدد المهام، قل ما يمكننا إنجازه والسبب بسيط، نحن نفقد قدرتنا على التركيز فتأخذ المشاريع زمنًا أكثر مما ينبغي.

• كيفية استخدام تقنية تجزئة الوقت:

يسمح تقطيع الوقت أوالقيام بالمهام الأحادية بالتركيز على مشروع واحد في كل مرة، ولن يقتصر هذا النهج على تقليل الأخطاء، بل سيُطلق العنان لإبداعك، خاصةً بأنك ستقوم بصب كامل طاقتك واهتمامك على مهمة واحدة خلال فترة زمنية معينة.

فيما يلي نظرة عامة حول كيف سيسهم تقطيع الوقت في حياتك:

– وضع قائمة مهام:

ابدأ بوضع قائمة بجميع المهام التي تحتاج لإنجازها خلال أسبوع، ضع قائمة بجميع مشاريعك العملية، التزاماتك العائلية، وحتى أهدافك الرياضية، الهدف هو تضمين كل ما تحتاج للقيام به من مكالماتك الهاتفية وحتى الوجبات التي ترغب بإعدادها، ضع علامة بجانب المواضيع التي يجب إتمامها مرة واحدة ولا تقبل التجزئة، مثل مشاريع العمل واجتماعات العملاء ومواعيد الأطباء، عادةً يتم إنجاز هذه المهمة يوم الجمعة  بعد العمل أو مساء الأحد قبل بدء أسبوع العمل.

– حدد أولوياتك:

بمجرد إعدادك للقائمة، قم بوضع علامة للمهام الأكثر أهمية وفي أمس الحاجة للقيام بها هذا الأسبوع، حاول أن تقتصر على شيئين إلى ثلاثة يوميًا؛ الهدف هو تخصيص زمن للقيام بأولوياتك. كما يجب عليك توفير الوقت الكافي للرد على رسائل البريد الإلكتروني وإعادة المكالمات الهاتفية وإلقاء نظرة على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء يومك.

– إنشاء مخطط يومي:

خطوتك التالية هي تحديد كم من الوقت تملك يوميًا، ومقدار الزمن الذي تخصصه لكل مهمة.

ابدأ بإنشاء فترات زمنية للأشياء التي تقوم بها كل يوم، مثل روتينك الصباحي، وطقوسك المسائية، وتمارينك الرياضية، وتنقلاتك من وإلى العمل، والوجبات واستعدادك لها والمساعدة في الواجبات المنزلية وما إلى ذلك.

المهم أن تقوم بإعداد مخطط لتجزئة مهامك اليومية في شكل مجموعات زمنية حيث يمكنك التركيز على مهامك أومشاريعك المهمة، إذا كنت تعمل في شركة لديها اجتماعات فريق أوتدريبات منتظمة أومكالمات جماعية أسبوعية، فأنت بحاجة إلى وضع ذلك في الحسبان، ولا تنسَ تخصيص وقت للسفر إذا كانت لديك اجتماعات أومقابلات تحتاج لحضورها خلال الأسبوع، كما قد تحتاج إلى وضع مخطط مختلف لعطلة نهاية الأسبوع، سيحتاج بعض الأشخاص إلى وضع مخططات جديدة كل أسبوع، بينما يتمتع البعض الآخر ببيئة عمل منظمة للغاية تمكنّهم من استخدام نفس المخطط أسبوعًا تلو الآخر.

افعل ما يحلو لك، أنت من يتحكم بجدولك الزمني ويمكنك التكيف معه وتغييره ليلائم احتياجاتك وأولوياتك.

– تخصيص يوم بأكمله:

من الناحية المثالية، بمجرد اكتمال مخططك ستتمكن من تجزئة كل يوم من أيام الأسبوع.

ابدأ من أولوياتك القصوى والباقي سيأتي تباعًا.

على سبيل المثال، إذا كانت أولوياتك لهذا الأسبوع كتابة تقرير نشاط موسّع بحلول يوم الجمعة، فكر في المدة التي تحتاجها لتجميع هذا التقرير، وبالتالي: إذا كنت تعتقد أن الأمر سيستغرق أربع ساعات لإكمال التقرير، خصص ساعتين من يوم الإثنين وساعتين من يوم الثلاثاء للعمل على التقرير، ثم يوم الأربعاء خصص ساعة كاملة لمراجعة محتواه، وإجراء التغييرات اللازمة، وإنهائه.

 من خلال تخصيص فترات زمنية محددة في وقتٍ مبكر من الأسبوع لإكمال التقرير، فإنك لا تمنع المماطلة والتسويف فحسب، بل تخصص أيضًا الوقت الذي تحتاجه للتركيز على تطوير التقرير.

– حماية وقتك:

بمجرد انتهاءك من الجدول الزمني الخاص بك، احمِ وقتك قدر الإمكان.

بالطبع، ستطرأ تغيرات مفاجئة ويجب أن تكون مرنًا، ولكن قاوم رغبتك في استنفاد وقت مشاريعك المهمة على شيء يمكن تأجيله، تواصل مع زملاء العمل وأفراد العائلة عندما تكون غير متاح عمليًا، ومن ثم تعامل مع فتراتك الزمنية المخصصة كما لو أنك تعامل عميلًا مهمًا للغاية؛ فلا أحد يفكر بمقاطعتك أثناء الاجتماع، وعلى غرار ذلك، لا أحد يمكنه مقاطعتك أثناء قيامك بمشروعك ذو الأولوية.

– نصيحة من “عقول نيرة”:

يمكن أن يساعدك الاستخدام الفعّال لتجزئة الوقت على التحكم في يومك، وتركيز انتباهك ودرء التسويف، في البدء، قد تتضمن التجربة الوقوع في الخطأ لإنشاء مخطط يناسبك، ولكن مع القليل من الممارسة والتحلي بالصبر، ستصبح محترفًا في لمح البصر.